効果的なミーティング・会議の進め方


ミーティングを効果的に行うためには、ミーティングの準備をしっかり行い、ミーティングの目的・議題を事前に参加者が理解し、ミーティングでの役割分担をしっかり行うことが重要である。

良いミーティングとは?

  • ミーティングに目的があること
  • 参加する人に力を与える。参加者が決定の過程に参加していること
  • そのグループやネットワークを強くしていくこと

ミーティングを始める前に必要なこと

  • 目的の確認
  • 参加者の把握
  • 場所、日時の設定
  • レジメ資料などの用意
  • お茶などの用意(場合による)

どんな役割分担が必要か?

  • ファシリテーター(議長)
  • 書記
  • タイムキーパー
  • プレゼンテーター(発表者)

ファシリテーターとは?

  • 進行役
  • 意見を言う人ではない
  • 参加者の意見を引き出す人
  • 質問に答える人でもない

ファシリテーターのポイント

  • ミーティングの目的を十分に理解する
  • 設定した時間を守る
  • 全員の参加を促す
  • 議決は民主的に行う

ミーティングの種類

  • 報告型ミーティング
  • 分析型ミーティング
  • タスク型ミーティング
  • インタビュー型ミーティング
  • 情報収集型ミーティング
  • ブレインストーミング型ミーティング
  • 意志決定型ミーティング
  • オープンディスカッション型ミーティング
  • 利害調整型ミーティング
  • 提案型ミーティング
  • 交渉型ミーティング
  • 問題解決型ミーティング

よく使われるのはミーティングのタイプ

  • 報告事項をならべる→報告型ミーティング
  • アイデアを出すときの→ブレインストーミング型ミーティング
  • 討議事項のときは主に→オープンディスカッション型ミーティ
    ング
  • 反省会の時などは→分析型ミーティング

対立が収まらないとき

意見の対立状態では議長は以下のような方法で対立に対処します。

  • 妥協案を探る
  • 第三の解決案を探る
  • 冷却期間を設ける
  • 両論併記する
  • 別途話し合いの場を持つ
  • 議題を保留する
  • 対立を無視する

決定方法

決定方法には以下のような方法があります

  • 多数決方式
  • 全会一致方式

民主的な決定とは?

  • 全員が議論に参加していること
  • 少数派が発言する機会を持っていること

議長は多数決のデメリットを知った上で多数決に踏み切るかどうか を判断する。このときには少数派に発言の機会を多く与えることが必要となる。

時間短縮の方法

事前には

  • 事前の準備ができている
  • 場所の設定が適当(うるさい、せまい等々)

当日には

  • 集合時間厳守
  • 議論を段階化する
  • 議論の的を絞る(明確化)
  • 進行の配慮
  • 参加者の配慮

良い議事録とは?

  • 議事録の目的は記録と情報共有
  • ミーティングの目的と決定事項がかかれている
  • 場合によっては議論の過程も書く(重要度)

意見が出ない場合の対応

意見が言えない人が出てくるのは・・・

  • 情報や知識の共有ができていない
  • ファシリテーターや周りの人のサポートがない
  • 時には一人一人が意見を言う場を作る

全体が沈黙してしまう場合

  • 休憩する
  • アイスブレイキング(ちょっとした遊びや体操)をする
  • 担当を決めて次回に持ち越す

暴走する人がいるときは・・・

  • あらかじめ発言時間を制限する
  • 議長が要約する「要は~いうことですね」というかんじに
  • その人を提案者にして選択枠をいくつか出し次回に持ち越

全体を通して

  • みんなが情熱を持つ
  • 時々区切って理解を確認しつつ意見をふる
  • 図に書いて、議論をわかりやすくしてみる
  • 決まったことを実行しているかどうか?
  • 早退者、欠席者への対応、情報共有はできているか?

ミーティング以外にも・・・

ミーティングでなかなか意見が出にくい場合は以下のような方法があります。

  • ファシリテーターは事前に個人的に意見を聞く
  • 事前に話して役割をふっておく
  • 多くの人から意見を集めて紙にまとめてミーティングで発表
  • お酒を飲む(コミニュケーションを深く取る)
  • これらの方法はつまり「根回し」のことです。「場合によっては」このような方法も効果的です。

ミーティングの手法を学ぶためのおすすめ本